Région Alsace

REGION ALSACE

03 90 20 67 68

Horaires d'ouverture :
Du lundi au vendredi : 08:30 - 17:00

Vous etes

Les 5 clés pour optimiser ma participation à un salon

Les 5 clés pour optimiser ma participation à un salon

Atelier de préparation de vos futurs salons

Mots clés :
  • #Industrie
  • #salon professionnel

 

Jacques Meyer

03 88 76 42 41

E-mail

 

Prochaines sessions :

"Les 5 clés pour optimiser sa participation à un salon"

 

 

Le calendrier
des salons professionnels

en France


Quel salon professionnel pour mon marché ?

Bien choisir son salon
Sélectionner le meilleur emplacement
Préparer son salon à l'avance
Optimiser sa présence sur le salon
Gérer l'après salon

Bien choisir son salon

Un lieu idéal pour prospecter et développer vos affaires


C’est l’occasion :

  • d’inviter vos clients et de les rencontrer dans un cadre plus détendu,
  • de tester les nouveaux produits ou services sur une population ciblée,
  • de trouver des informations récentes sur les acteurs de votre marché.

 

 

Les bonnes questions à se poser


Avant d’investir du temps et de l'argent pour participer à un salon, il convient de se poser les bonnes questions :

 

  • Qui voulez-vous rencontrer ?
  • Quel profil de visiteur ?
  • De quels domaines d’activités ?
  • Quels secteurs géographiques ?

 

Pour répondre à ces questions, le meilleur moyen est de se rendre sur le salon en tant que visiteur.

 

Ou alors de se référer aux informations fournies par les organisateurs sur leur plaquette, leur site internet ou les informations disponibles dans la presse spécialisée.

 

 

visuel_2_stand_collectif_copyright_big_family_600.321.jpg


 

Sélectionner le meilleur emplacement

S’inscrire le plus tôt possible pour avoir le choix !


En général, les organisateurs ouvrent les inscriptions un an à l’avance voire plus tôt pour les salons bisannuels.

 

 

5 critères de sélection d'un emplacement


 

- déterminvisuel_2_vertical_stand_collectif_copyright_big_family.jpger la surface optimale pour présenter vos produits ou vos services mais également pour recevoir des visiteurs et stocker du matériel,

 

- prendre en compte le prix du m² et la surface moyenne des stands du salon,

 

- se positionner sur un lieu stratégique ou de passage : sur une allée centrale, dans un virage, à l’entrée du salon ou à proximité du restaurant ou du lieu où se déroulent les animations,

 

- étudier les éventuelles synergies avec les stands voisins ; la proximité d’un concurrent peut être un inconvénient mais pas toujours.

 

- réserver une surface avec un ou plusieurs angles ouverts garantit une meilleure visibilité et donc plus de visiteurs,  mais cet avantage a un coût (environ + 20% du prix du m²).

 

 

 

Préparer son salon à l'avance

6 mois de préparation !


Préparer son salon, c’est :

  • définir les objectifs, choisir les produits ou services qui seront exposés,
  • déterminer les moyens (type de stand, supports de communication, personnel, logistique...).

 

image_salon_bandeau_copyright_big_family.jpg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fixez-vous un calendrier !

 

J - 6 mois


 

> Compléter le dossier d’inscription

Le dossier d’inscription doit être complété de la manière la plus précise possible.
 

Avant de remplir le dossier d’inscription, vérifiez qu’il n’existe pas de projet de stand collectif (Pavillon régional ou national) qui permettrait de profiter d’avantages particuliers (subventions, stand clés en mains, communication commune).

 

> Réserver les chambres d'hôtels

 

Les hôtels situés à proximité des centres d’exposition ont souvent des difficultés pour répondre à l'afflux des réservations lors de salons importants.

Il est donc fortement conseillé de réserver au plus tôt, l’hébergement de l’équipe qui assurera la permanence sur le stand afin de lui éviter de perdre du temps et de l'énergie dans les transports ou sur la route pour rejoindre un hôtel éloigné.

 

 

J - 4 mois


 

> Définir l'aménagement du stand

 

Le stand, votre premier outil de communication !

 

Il est important de soigner l'agencement et la décoration de votre stand pour véhiculer le bon message et attirer des visiteurs - quel que soit le stand que vous choisissez :

 

  • un stand pliable (type stand parapluie),
  • un stand "clé en main" proposé par l'organisateur,
  • un stand modulable (composé d'éléments standards réutilisables),
  • ou encore un stand en menuiserie (permettant plus de créativité et d'originalité),

 

> Compléter le dossier technique

 

L’organisateur vous fera parvenir le dossier technique qu’il faudra compléter assez rapidement.

 

Il est de plus en plus fréquent de transmettre les informations via un extranet ; vous pourrez renseigner les différents formulaires à l'aide d’un login.

 

Vous commanderez également les invitations, les badges exposants et éventuellement des outils de communication (stickers, flyers, affichettes…).

Vous pourrez aussi passer commande auprès de fournisseurs agréés par l’organisateur, de mobilier, de plantes vertes et d'autres prestations de services (hôtesses, traiteur, nettoyage, gardiennage, manutention, transport...).

 

> Concevoir la communication

 

Il est essentiel de créer et de mettre en place des outils de communication efficaces  :
 

  • pour annoncer votre présence sur le salon, générer du trafic sur votre stand et booster la fréquentation : logo/bannières du salon sur votre site Internet - stickers sur les courriers (fournis par l’organisateur) - signature e-mail - envoi d’invitations fournies par l’organisateur indiquant votre n° de stand - courriers personnalisés sur un fichier qualifié.
     
  •  pour faire connaître vos produits ou services : brochure commerciale, vidéo, CD Rom, story board, animation, objet publicitaire.

 

 

J - 2 mois


 

> Envoyer des invitations à vos clients et prospects à l'avance leur permet de se rappeler du salon et de planifier leur visite.

 

> Commander le transport de votre matériel sur le site de l'exposition et éventuellement les assurances.

 

> Etablir un planning de permanences afin d'assurer l'accueil des visiteurs.

 

> Prévoir également tout le petit matériel indispensable à la vie sur un stand (cartes de visite, fournitures de bureau, petit outillage..)

 

 

J - 1 semaine


C'est le moment de relancer vos prospects et d'aller vérifier la veille de l'ouverture du salon que le stand est bien conforme à vos attentes.

 

 

 

 

fleche.jpg

Optimiser sa présence sur le salon

Identifier le profil de votre visiteur


Le comportement de l’équipe présente sur le stand est l'un des facteurs clés du succès de votre présence sur un salon : debout, mobile, avenant, face à l’allée. Sans harceler le visiteur, il ne faut pas hésiter à l’aborder.

 

L’objectif est d’identifier son profil, de détecter ses besoins, de le renseigner et de garder trace de son passage en enregistrant ses coordonnées grâce au lecteur de badge.

 

 

Proposer un moment de convivialité


Un salon peut également être l’occasion de proposer un moment de convivialité soit sur le stand (cocktail) soit en invitant vos clients ou prospects en soirée ou pour une opération de relations-publiques.

 

 

Visiter le salon et collecter des informations sur votre marché


Profitez des moments plus calmes pour :
 

  • visiter le salon et collecter des informations sur votre marché : nouveaux produits, concurrence… 
  • prospecter.


Certains exposants peuvent aussi être des clients potentiels.

 

 

Participer aux animations organisés par le salon


Les organisateurs de salons programment des animations : conférences, conventions d’affaires, remise de Trophées.

 

S’intégrer à ces animations, c’est bénéficier d’une visibilité supplémentaire et profiter de la communication liée à l’événement.

 

 

Maintenir votre stand propre et en bon état


Enfin, maintenez votre stand propre et en bon état jusqu’à la fin du salon et attendez la fermeture pour commencer le démontage. Attention aux vols fréquents lors des dernières heures du salon !

 

 

image_originale_salon_depliant_5_cles_pour_preparer_sa_participation_a_un_salon_copyright_big_family.jpg

 

Gérer l'après salon

Optimiser les retombées de votre présence


Une fois le salon terminé, il est indispensable de ne pas relâcher ses efforts.
Le plus urgent est de suivre les contacts en triant les fiches pour les redistribuer en interne et faire ressortir en priorité celles qui nécessitent un traitement urgent : offre de prix, demande de visite…

 

 

Faire le bilan de votre participation


Il est utile de réunir les équipes présentes sur le salon pour un "débriefing" qui permettra d’établir un bilan du salon (CA généré, accords stratégiques réalisés), de tracer les dysfonctionnements et de faire une évaluation de la veille marketing. L’occasion de se poser la question sur l’opportunité d’être présent sur la prochaine édition du salon.

 

 

image_salon_bandeau_copyright_big_family.jpg